مراحل اخذ ایزو چگونه است؟

سازمان ایزو یا International Organization for Standardization یک نهاد بین المللی غیر دولتی تنظیم کننده استاندارد است که در ژنو سوئیس قرار دارد. این مجموعه از نمایندگان مختلف طیف وسیعی از سازمانهای استاندارد دارایی، صنعتی و تجاری تشکیل شده است؛ اساساً این سازمان مسئول تعریف و اجرای همه این استانداردهاست. خود سازمان ISO در واقع چیزی را تأیید نمی کند، صدور گواهینامه های ایزو توسط سازمان های شخص ثالث انجام می شود؛ درواقع اخذ گواهینامه ایزو مهر تأییدیه شخص ثالثیست كه طبق استانداردهای بین المللی كه توسط سازمان ایزو تهیه و منتشر شده، اجرا می كند. مراحل اخذ ایزو ممکن است دلهره آور به نظر برسد، اما بسیار ساده تر از آن چه که فکر می کنید است.

انواع گواهینامه ایزو

اولین قدم در مراحل اخذ گواهینامه ISO این است که بدانید کدام یک از استاندارد ها برای سازمان شما مناسب ترین بوده و به شما در رسیدن به اهداف خود کمک می کند. بسیاری از گواهینامه های ایزو شباهت هایی در سیستم خود دارند که به افراد امکان دریافت تعداد دو یا بیشتر از گواهینامه های ایزو را میدهد که می تواند به تجارت آن ها کمک کند. سازمان ایزو تا کنون بیش از 21584 استاندارد منتشر کرده و عضو هایی از 162 کشور و 788 نهاد فنی برای پیشرفت استاندارد دارد:

مهم ترین گواهینامه های ایزو به شرح زیرند:

✔ گواهینامه عمومی ISO 9001 بر تأمین نیازهای مشتری، افزایش رضایتمندی آن ها و ثبت کیفیت فرآیندهای سازمان متمرکز است. اخذ گواهینامه ایزو 9001 یکی از لازمه های اصلی برای هر شغلی محسوب می شود.

✔ ISO 14001 استانداردی است که برای سیستم مدیریت محیط زیست چارچوب و معیارهایی را تعیین می کند.

✔ گواهینامه ایزو45001 استاندارد بهداشت و ایمنی است که برای کمک به ارتقا و محافظت از سلامت (جسمی و روحی) کارمندان وجود دارد. سلامت کارکنان چه از نظر بهداشتی و چه از نظر روحی جز اولویت های اساسی مشاغل می باشد که با اخذ گواهینامه ایزو 45001 و رعایت تمامی استانداردها حاصل می شود.

✔ ISO 27001 بر امنیت سایبری متمرکز است و اخذ آن نشان می دهد شما امنیت سایبری را جدی می گیرید و گامی در جهت انطباق با GDPR برداشتید.

سایر گواهینامه های ایزو عبارتند از:

• مدیریت محیط زیست : ISO 14004، ISO 5001 و گروه ایزوهای 14000

• ایمنی و بهداشت : ISO 22000، IWA 1 که در کنار اخذ گواهینامه ایزو 45001 می باشد.

• حمل و نقل : ISO/TS 16949، ISO/PAS30003

• مدیریت ریسک : ISO 31000، ISO 31010

• مدیریت کیفیت : گروه ISO 9000

• مدیریت انرژی : ISO 50001

• مسئولیت اجتماعی : ISO 26000

• سیستم مدیریت غذا : ISO 22000

مدارک لازم برای دریافت ایزو

در مراحل دریافت هر کدام از انواع گواهینامه های ایزو، با توجه به نوع کار مجموعه و دامنه شمول مدارک خاصی نیاز است که نمی توان همه آنها را نام برد. به طور کلی سه گروه مدارک برای دریافت ایزو ممکن است نیاز باشد، اسناد و مدارک اجباری، سوابق اجباری و اسناد غیراجباری. مدارک و سوابق اجباری مدارکی هستند که هر سازمان برای دریافت ایزو باید آنها را آماده کند اما مدارک غیر اجباری با توجه به قوانین کشور و سازمان های مختلف، متفاوتند و ممکن است به آنها نیازی نباشد.

به طور کلی دو نوع اطلاعات مستند اجباری وجود دارد:

1. اطلاعات مستندی که قرار است نگهداری شود که به نام اسناد اجباری شناخته می شوند.

2. اطلاعات مستندی که باید حفظ شوند که سوابق اجباری نام دارند.

وقتی قرار است اطلاعات مستند نگهداری (maintain) شود، به نحوه انجام یک فعالیت یا فرآیند اشاره دارد، این اطلاعاتی است که می تواند به طور مداوم تغییر کرده و به روز شود. مدارک اجباری اخذ ایزو اطلاعاتی است که از فرآیندهای شرکت، خط مشی و اهداف کیفیت پشتیبانی می کند، این شامل خود سیستم مدیریت کیفیت می شود که البته نیاز به مستندسازی دارد.

وقتی قرار است اطلاعات مستند حفظ (retaine) شود، به چیزی مربوط می شود که ثبت نام نامیده می شود. سوابق اجباری چیزی است که باید به عنوان مدرکی برای نتیجه یک فعالیت یا فرآیند نگهداری شود و قابل تغییر نیست.

مدارک اجباری استاندارد ایزو 9001:2015 در زیر فهرست شده است:

مدارک نوع اول در دریافت ایزو 9001:

•  محدوده QMS

•  خط مشی کیفیت

•  اهداف افزایش کیفیت

•  معیارهای ارزیابی و انتخاب تامین کنندگان

مدارک نوع دوم اخذ ایزو 9001:

•  مانیتورینگ و اندازه گیری سوابق کالیبراسیون تجهیزات

•  سوابق آموزش، مهارت، تجربه و صلاحیت

•  سوابق بررسی الزامات محصول/خدمت

•  ثبت در مورد بررسی خروجی های طراحی و توسعه

•  سوابق در مورد ورودی های طراحی و توسعه

•  سوابق کنترل های طراحی و توسعه

•  سوابق خروجی های طراحی و توسعه

•  سوابق تغییرات طراحی و توسعه

•  ویژگی های محصولی که باید تولید شود و خدماتی که باید ارائه شود

•  سوابق مربوط به اموال مشتری

•  سوابق کنترل تغییر ارائه خدمات تولید/خدمات

•  سوابق مطابقت محصول/خدمت با معیارهای پذیرش

•  ثبت خروجی های ناسازگار

•  نتایج پایش و اندازه گیری

•  برنامه حسابرسی داخلی

•  نتایج ممیزی داخلی

•  نتایج بررسی مدیریت

•  نتایج اقدامات اصلاحی

آمادگی و انتخاب مرجع صدور

قبل از اقدام برای اخذ گواهینامه ایزو، ابتدا باید فرایندهای تولید خود را ارتقا داده و استانداردهای کیفیت را در مجموعه خود اجرا کنید. موارد اساسی آماده شدن برای دریافت ISO شامل توسعه دادن سیستم مدیریت، شناسایی فرآیند اصلی، مستند سازی با مشارکت کارکنان، داشتن کارکنان آموزش دیده، وجود نظارت و بازرسی بر سیستم، شناسایی نقاط ضعف و قدرت، حسابرسی و بررسی اثربخشی می شوند. برای ثبت سیستم خود باید یک مرجع صحیح برای ثبت و صدور گواهینامه ایزو انتخاب کنید، همه نهادهای صدور گواهینامه برابر نیستند و انتخاب یک نهاد درست، گامی مهم برای موفقیت است. می توانید برای انتخاب درست نهاد، بررسی آمادگی مجموعه و بهبود عملکرد آن از ابتدای کار از یک مشاور اخذ ایزو کمک بگیرید. شرکت QAL به منظور ارائه بهترین خدمات در خصوص اخذ ایزو اقدام به مشاوره در این زمینه می نماید تا برای اخذ گواهینامه ایزو مشاغل خود اقدامات لازم را میسر سایزید.

مراحل اخذ گواهینامه ایزو

اخذ گواهینامه ایزو برای هر سازمانی دارای مراحل مختلفی است که هم از سوی شرکت مشاور ایزو و هم سازمان متقاضی اخذ گواهینامه می بایست انجام پذیرد تا نهایتا گواهینامه مورد نظر صادر گردد. بسته به اندازه و پیچیدگی تجارت، مراحل دریافت گواهینامه ایزو می تواند از 6 تا 12 ماه به طول انجامد و به زمان و تعهد موجود برای پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در تجارت شما بستگی دارد. بنابراین چنانچه بر اساس مشاوره اخذ ایزو کلیه استانداردها به درستی و مرحله به مرحله در زمان خود انجام شود، زمان اخذ گواهینامه ایزو برای شرکت و سازمان کاهش خواهد یافت.

مراحل اخذ ایزو را به صورت زیر می توان خلاصه نمود:

1- تکمیل فرم پرسشنامه توسط سازمان متقاضی جهت بررسی وضعیت و ماهیت سازمان جهت برآورد هزینه مشاوره ایزو

2- ارسال نامه اعلام قیمت یا پیش فاکتور و عقد قرارداد با شرکت مشاور به منظور طی کردن فرایند اخذ گواهینامه ایزو

3- آشنایی مشاور با مدیران و برگزاری جلسه برای شناخت اهمیت و نحوه عملکرد استاندارد ایزو

4- طراحی الزامات و مستندات سیستم مدیریت کیفیت و تدوین راهکاری اجرایی برای مستقر کردن سیستم در نظر گرفته شده و تعیین مسئولیت کلیه اشخاص مسئول در سیستم به طور شفاف

5- آموزش کلی ایزو و سیستم مدیریت کیفیت به کلیه پرسنل سازمان و پیاده سازی سیستم و الزامات ایزو توسط کلیه واحدهای مربوطه سازمان به منظور رعایت استانداردها در جهت اخذ گواهینامه ایزو

6- پیش ممیزی برای بررسی میزان آمادگی سازمان

7- انتخاب مرجع صدور گواهینامه و عقد قرارداد

8- تعیین روز ممیزی با کمک مرجع صدور جهت اخذ گواهینامه ایزو

9- انجام ممیزی که در دو مرحله انجام می شود.

اگر همه مراحل اخذ ایزو به درستی انجام شوند، گواهینامه ایزو برای مجموعه شما صادر می شود؛ در غیر این صورت حسابرس برای قرارگیری در مسیر درست، مراحل لازم را به شما گوشزد می کند. پس از صدور گواهینامه ایزو، شرکت شما سالانه حسابرسی خواهد شد تا اطمینان حاصل کنند که پیشرفت مستمر انجام می شود و استانداردها نیز حفظ می شوند. پس از اخذ گواهینامه ایزو معمولا این گواهی به مدت 3 سال معتبر است و پس از بازرسی هر سال باید تمدید شود. اهمیت دریافت گواهینامه ISO در مواردی مانند پیروزی در کسب و کار، بهبود کارایی، بهبود اعتبار سازمان و متمایز شدن از رقبا مشخص می شود.

در پایان جهت هرگونه سوال در خصوص اخذ گواهینامه ایزو، هزینه صدور و یا مشاوره در زمینه انواع گواهینامه های ایزو می توانید با کارشناسان ما در شرکت QAL در ارتباط باشید.