ایزو چیست ؟
ایزو از اتحاد و توافق بین دو سازمان ISO (فدراسیون بین المللی انجمن های استاندارد ملی) و شورای امنیت سازمان ملل (کمیته هماهنگی استانداردهای سازمان ملل متحد) تشکیل شد؛ در سال 1946 بیش از 25 کشور در مؤسسه مهندسان عمران در لندن با یکدیگر ملاقات کردند تا یک سازمان بین المللی جدید ایجاد کنند که هدف آن «تسهیل در هماهنگی بین المللی استاندارد های صنعتی» باشد. از آن پس، سازمان های جدید ایزو در ماه فوریه 1947 عملیات خود را آغاز کردند.
همانطور که سازمان بین المللی استاندارد برای زبان های مختلف به صورت های متفاوتی ترجمه شده، به همین دلیل تصمیم برآن شد که نام اختصاری کوتاه برای سازمان ISO در نظر گرفته شود. کلمه ISO از ISOS در زبان یونانی به معنای برابر مشتق شده است. در حال حاضر این سازمان به کنفدراسیون نمایندگان بیش از 150 کشور تبدیل شده و بیش از 16500 استاندارد بین المللی را منتشر کرده است؛ این نمایندگان به صورت منظم در تلاش و هماهنگی با یکدیگر هستند تا استانداردهای مدیریتی جدید و جدیدتری را توسعه دهند.
اهمیت اخذ گواهینامه های ISO
امروزه اخذ ایزو بسیار حائز اهمیت می باشد تا آنجا که شرط بسیاری از مبادلات بازرگانی در سطح بین المللی داشتن گواهینامه ایزو می باشد. این سازمان به ترویج بین المللی استانداردهای صنعتی و اقتصادی می پردازد تا تبادلات صنایع و حرفه های مختلف را در یک راستا و به صورت جهانی هماهنگ سازد. سازمان بین المللی استاندارد سازی یک سازمان غیردولتی می باشد و به دلیل اینکه استانداردهای آن تبدیل به قانون می شود از اکثر سازمان های دولتی قدرت بیش تری دارد. در واقع ایزو مجموعه ای از توسعه دهنده استانداردها است که کلیه فعالیت های تولیدی و خدماتی را شفاف سازی می کند به نحوی که تمامی مراحل کار برای تولید کننده و مصرف کننده مشخص باشد. این موضوع سبب رشد و پیشرفت تولید کننده و ارتقای رضایت مشتریان و مصرف کنندگان می شود. استانداردهای ایزو انواع مختلفی دارند که هرکدام از آن ها بیانگر معنی خاصی هستند.
سه دلیل عمده برای نشان دادن اهمیت اخذ ایزو توسط شرکت ها وجود دارد:
• افزایش موفقیت در مناقصه های عمومی و خصوصی
• برای بهبود کارایی داخلی و کاهش هزینه ها
• بازاریابی محرمانه - با اخذ ایزو و نمایش آن در بازاریابی خود، مشتریان شما به آینده نگر بودن شما معتقد می شوند.
انواع گواهینامه های ایزو کدامند ؟
گواهینامه های ایزو انواع مختلفی دارند و هر کدام برای سازمان یا صنف خاصی صادر می شوند. برخی از این گواهینامه ها عمومی بوده و برای تمامی سازمان ها و شرکت ها قابل استفاده هستند، اما برخی دیگر از استاندارها اختصاصی بوده و برای سازمان های خاصی امکان صدور آنها وجود دارد ، مانند گواهینامه ایزو 13485 که مختص شرکت های تولید یا توزیع کننده تجهیزات پزشکی است.
به طور کلی شرکت ها و سازمان های زیادی هستند که از اخذ گواهینامه ایزو سود خواهند برد و برای آنها انواع ایزو های عمومی و اختصاصی وجود دارد، انواع گواهینامه های ایزو قابل صدور نیز به شهر زیر است:
• گواهینامه ایزو شرکتهای خدماتی
• گواهینامه ایزو کارخانه های تولیدی
• گواهینامه ایزو شرکتهای پیمانکاری
• گواهینامه ایزو صنایع غذایی
• گواهینامه ایزو مراکز آموزشی
• گواهینامه ایزو مراکز درمانی
• گواهینامه ایزو رستورانها
• گواهینامه ایزو هتل ها
• گواهینامه ایزو نشریات
• گواهینامه ایزو صنعت نفت و گاز
• گواهینامه ایزو آزمایشگاهها
• گواهینامه ایزو صنایع معدنی
• گواهینامه ایزو شرکتهای تبلیغاتی
• گواهینامه ایزو شرکتهای ساختمانی
• گواهینامه ایزو صنایع کامپیوتری
• گواهینامه ایزو صنعت خودرو
پرکاربردترین استانداردهای ایزو
یکی از مهم ترین و رایج ترین استانداردها در طبقه بندی ایزو 9000 خلاصه می شود، خانواده ایزوهای 9000 سیستم مدیریت کیفیت را مورد بررسی قرار می دهد و گواهینامه ایزو 9001، بدین معنیست که سازمان تولید کننده آن کالا از نظام کیفی خاصی برخوردار می باشد. اخذ گواهینامه ایزو 22000 تمام خطراتی که احتمال وقوع آن ها در فرآیند صنایع غذایی آن شرکت وجود دارد را شناسایی و آنالیز می کند تا محصول مورد نظر قابل عرضه با کیفیت مناسب به دست مشتری باشد. استاندارد ایزو 18001 نیز جهت مدیریت ایمنی و سلامت شغلی و بهداشت حرفه ای کاربرد دارد و به مجموعه این امکان را می دهد تا خطرات احتمالی را کنترل کند و ریسک خطر را کاهش دهد.
اخذ ایزو چه مزایایی دارد؟
هر استاندارد مزایای خود را در هر صنعتی ارائه می نماید، با این حال منافع مشترک در تمامی گواهینامه های ایزو عبارتند از: پتانسیل بازار گسترده، انطباق با مناقصه های خرید، بهبود بهره وری و صرفه جویی در هزینه، خدمات بالاتری از خدمات مشتری و در نتیجه رضایت و اخلاق و انگیزه کارکنان. با داشتن یک استاندارد مدیریتی شناخته شده و اخذ گواهینامه ایزو، به رفع نواقص در مجموعه کمک می کند، اعتماد و اطمینان را هم درون مجموعه و هم در قبال مصرف کنندگان بالا می برد و مشتریان به این نتیجه می رسند که شما در براورده کردن نیازهای آنها جدی هستید. بنابراین با اخذ ایزو می توان شاهد یک ارتقای کیفی چه از سمت فروشنده و چه از سمن خریداران بود.
اخذ گواهینامه ایزو به ارتقای سیستم مدیریت شرکت ها کمک می کند و راهکارهایی را جهت بهبود سطح کیفیت ارائه می دهد، همچنین از دوباره کاری ها جلوگیری می کند و هزینه های تولید و سایر موارد را کاهش می دهد و توان رقابت را در سطح بازار را بالا خواهد برد. به صورت کلی مزایای زیادی را می توان برای اخذ گواهینامه ایزو بر شمرد، هر سازمان بنا بر نوع گواهینامه ای که قصد دارد اخذ نماید بخشی از فرآیندهای سازمانی خود را بهبود می دهد. این کار با کمک شرکت مشاور ایزو انجام می گیرید و با ممیزی های مستمر ادامه می یابد. بنابراین اخذ گواهینامه ایزو ، جدا از اینکه باعث افزایش اعتبار سازمان شما می گردد ، به صورت خودکار بر عملکرد فرایند های داخلی سازمان نیز تاثیر مثبت و مستقیم نهاد و باعث بهبود راندمان و عملکرد کلی آن می گردد.
رویه صدور گواهینامه ایزو چگونه است ؟
برای صدور گواهینامه و اخذ ایزو ، مراحل و اقدامات مشخصی باید انجام گیرد که به شرح زیرند:
1- دریافت فرم فعالیت، ارسال بروشور صدور گواهینامه، ارسال APP بررسی صحت پرسشنامه (پرسشنامه، بروشور، کد NACE)
2- اپلیکیشن دریافت شده و بازنگری قرارداد، بررسی دامنه (کنترل قرارداد)
3- ارسال برآورد هزینه 3 ساله صدور ایزو و قرارداد (برآورد هزینه)
4- دریافت قرارداد امضا شده، برنامه ممیزی جهت صدور و اخذ گواهینامه ایزو ، انتخاب ممیز و پکیج مستندات (تیم ممیزی)
5- بازنگری مستندات، ممیزی مرحله اول، گزارش اولیه (فرم های ممیزی)
6- برنامه ریزی ممیزی مرحله دوم ، هماهنگی تاریخ ممیزی با ممیزان و مشتری (اقدامات اصلاحی)
7- گزارش ممیزی (گزارش اقدامات اصلاحی و مشاهدات)
8- بررسی فایل صدور ایزو توسط مدیر صدور (شامل اپلیکیشن، بازنگری مستندات، بازنگری قرارداد، انتصاب ممیزین، یادداشت ممیزان، اقدامات اصلاحی، گزارش ممیزی و شواهد و ...) – (لیست تامین کنندگان و شرایط گواهی کردن)(اقدامات اصلاحی)
9- صدور گواهینامه ایزو
10- برنامه ریزی 3 سال مراقبتی (تاریخ مراقبتی)
11- پیشنهاد مجدد برای قرارداد جدید و برنامه ممیزی جهت اخذ گواهینامه ایزو
شرایط نگه داری ایزو پس از دریافت
نگه داری سیستم ایزو سخت تر از اخذ گواهینامه ایزو است، پس از دریافت گواهینامه مربوطه به منظور افزایش آگاهی می بایست جلسات آموزشی ترتیب داده شود، همچنین باید جلسات بازنگری مدیریت برگزار شده و اقدامات لازم در جهت بهبود انجام شود. تمام گواهینامه های ایزو صادر شده به مدت سه سال اعتبار دارند و در طول این سه سال انجام ممیزی های مراقبتی سالانه برای تمدید این گواهینامه ها الزامی می باشد. این بدان معناست پس از اخذ گواهینامه ایزو سیستمی طراحی شده که بر اساس آن مراقبت ها و ارزیابی ها جهت انجام صحیح استانداردها انجام می گیرد و در صورت انجام کامل استاندارد ها می توان اقدام به تمدید گواهینامه نمود.
گواهینامه های ایزو در صورت وجود شرایط زیر، برای دوره 3 ساله نگهداری خواهند شد:
✓ در ممیزی مراقبتی سالانه این اطمینان حاصل شود که کلیه الزامات سیستم مدیریت کیفیت رعایت میشود.
✓ تاریخ ممیزی مراقبتی سال اول نباید بیشتر از 12 ماه از ممیزی مرحله دوم صدور اولیه ایزو باشد.
✓ کلیه عدم انطباق های مشاهده شده در ممیزی مراقبتی بسته شده باشد و نتیجه آن برای QAL راضی کننده باشد.
✓ ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت انجام شده باشد و هیچ مساله بررسی نشده ای باقی نمانده باشد.
✓ مشتری باید سوابق شکایات را نگه دارد و اقداماتی جهت رفع این شکایات صورت گرفته باشد.
تعلیق و ابطال گواهینامه ایزو
در شرایط زیر گواهینامه ایزو تعلیق خواهد شد :
✓ سازمان گواهی شده به طور جدی الزامات سیستم مدیریت کیفیت را اجرا و نگهداری نکرده باشد.
✓ سازمان گواهی شده اجازه انجام ممیزی مراقبتی را به شرکت مرجع ایزو ندهد.
✓ عدم انجام اقدامات اصلاحی مناسب در طول ممیزی مراقبتی یا ارزیابی مجدد.
✓ هرگونه سوءاستفاده از گواهینامه و لوگوی شرکت گواهی کننده.
✓ عدم انطباق در شرایط صدور گواهینامه ایزو.
✓ سازمان گواهی شده داوطلبانه خواهان تعلیق باشد.
شرکت گواهی کننده که مشتری از آن جا اقدام به اخذ گواهینامه ایزو نموده است می بایست مشتری را آگاه کند که در شرایط تعلیق نمی تواند از گواهینامه ایزو خود استفاده کند و همچنین باید وضعیت تعلیق را در دسترس عموم قرار دهد. در صورتیکه مشتری در مدت زمان تعیین شده توسط شرکت دلایل تعلیق گواهینامه ایزو را رفع نکند گواهینامه ابطال و یا دامنه آن کاهش خواهد یافت. شرکت گواهی کننده باید در شرایطی که بخشی از الزامات مرتبط با یک دامنه اجرا نشده است، دامنه شمول را کاهش دهد و مشتری نباید هیچگونه استفاده و یا تبلیغی در آن دامنه مورد نظر داشته باشد.
در صورت ابطال گواهینامه ایزو صادر شده، مشتری حق استفاده و یا تبلیغ گواهینامه را ندارد و باید آن را به سازمان مرجع بازگرداند؛ همچنین شرکت گواهی کننده باید وضعیت هر گواهینامه اعم از تعلیق، ابطال و یا کاهش دامنه شمول را به اطلاع عموم برساند.
افزایش دامنه شمول استاندارد ایزو
هنگامی که مشتری درخواست افزایش دامنه شمول را می دهد، شرکت گواهی کننده باید از صلاحیت و اجرای کلیه الزامات مرتبط با دامنه جدید اطمینان حاصل کند و بعد از انجام ممیزی و قبول درخواست، گواهینامه ایزو جدیدی شامل دامنه جدید برای مشتری صادر نماید. افزایش دامنه ممکن است در زمان ممیزی مراقبتی و ممیزی ویژه انجام شود. هنگامی که مشتری مایل به ادامه نگهداری گواهینامه خود نباشد، گواهینامه اش فقط تا آخرین ممیزی مراقبتی انجام شده، دارای اعتبار است و کنسل شدن گواهینامه نیز از آخرین تاریخ ممیزی مراقبتی می باشد.
جهت دریافت مشاوره و اخذ گواهینامه ایزو مورد نیاز خود می توانید با کارشناسان ما در مجموعه QAL در ارتباط باشید.